eSocial na Medicina e Segurança do Trabalho: o que muda?
A adequação ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) começa a valer já no início do ano que vem. A partir de janeiro de 2017, empresas de todos os portes e segmentos deverão estar com tudo pronto para começar a prestar informações relacionadas à Medicina e Segurança do Trabalho dos seus colaboradores por meio do novo sistema. Qual é o estágio atual da sua companhia em relação ao eSocial? Ela já começou a se preparar para atender essa obrigação?
Tudo bem que sua empresa ainda tem tempo para se preparar, mas quanto antes você começar, mais tranquila será essa transição e os processos já estarão todos ajustados quando a obrigação entrar em vigor.
A função da área de Medicina e Segurança do Trabalho é muito importante dentro de uma empresa, por conta disso, o setor precisa seguir uma série de normas regulamentadoras, por meio das quais o Ministério do Trabalho garante amplo controle da saúde e da integridade física dos trabalhadores. O objetivo do eSocial, no entanto, é estimular que a empresa tenha uma gestão ainda mais efetiva em relação a essas questões. O eSocial vai levar às organizações uma nova realidade no registro e publicação de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais, fazendo com que todas elas passem a ser registradas em um único lugar.
Uma das mudanças trazidas pelo projeto é que algumas informações, que atualmente são enviadas ao governo mensal ou anualmente, passam a ter seu envio à medida que ocorrerem. São os eventos tempestivos, aqueles que vão acontecendo no dia a dia de cada trabalhador na empresa. A organização, portanto, deve ficar atenta quanto ao prazo para divulgação de cada um deles: os afastamentos temporários do colaborador, por exemplo, deverão ser comunicados até o dia 7 do mês subsequente da ocorrência ou o 16º dia do afastamento, dependendo da causa e quantidade de dias que o funcionário se manterá afastado.
Veja abaixo como fica a situação para mais eventos diretamente relacionados à área de Medicina e Segurança de Trabalho:
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)O prazo para envio é até o primeiro dia útil seguinte ao acidente. Os dados sobre o atendimento médico podem ser preenchidos posteriormente;
- Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs)
Cada um deles que for emitido deve ser informado até o dia 7 do mês subsequente à emissão, seja admissional, periódico, de mudança de função, retorno de afastamento ou demissional; - Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
Empresas que possuírem trabalhadores expostos a fatores de risco descritos na Tabela 21 – Fatores de Risco Ambientais devem informar essa condição ao eSocial. também devem comunicar quando houver a mudança de colaboradores para ambientes com exposição a fatores de risco, bem como o encerramento do exercício das atividades do trabalhador nestes locais.Nesses casos, também é necessário informar todos os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletiva (EPC) que a empresa fornece aos trabalhadores com o objetivo de reduzir o efeito dos riscos nocivos à sua saúde. O prazo para comunicação destas condições é até o dia 7 do mês seguinte ao da ocorrência ou antes do envio dos eventos de remuneração dos trabalhadores.
No Manual de Orientações do eSocial você conhece mais detalhes sobre cada uma dessas alterações. Por conta delas, com certeza sua empresa terá que realizar mudanças nos processos de Medicina do Trabalho. Não perca tempo e elabore agora um plano de ação ajustado ao cronograma do eSocial para revisar atividades e definir práticas para adequar sua empresa à legislação.
Não se esqueça de incluir nele uma revisão minuciosa do banco de dados dos funcionáriospara corrigir inconsistências, pois além de padronizar e unificar o envio das informações o eSocial também vai viabilizar o cruzamento entre os dados fornecidos pela empresa ao Fisco, daí a importância de tê-los sempre atualizados. No âmbito trabalhista, por exemplo, se a empresa declarar ter uma folha de pagamento para um determinando número de funcionários e ao enviar as informações pelo eSocial essa quantidade for diferente, dependendo do caso, estará sujeita a pesadas multas e até autuações dos órgãos fiscalizadores.
Uma solução tecnológica especializada que conhece a rotina e as exigências das áreas de Medicina e Segurança do Trabalho oferece integração com o eSocial, acompanha a legislaçãoe é capaz de tornar todo esse processo de adequação muito mais eficiente, facilitando a gestão de Saúde e Segurança por meio da integração com as demais áreas e reduzindo consideravelmente o risco de envio de informações inconsistentes ao governo, as quais podem gerar penalidades como as citadas acima.
